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Quelles sont les activités de clôture de projet les plus importantes?

Vous vous êtes déjà lancé dans l'aventure d'une vie en lançant une petite entreprise. Vous êtes maintenant prêt à vous lancer dans un type d'aventure différent mais toujours exaltant: un projet spécial qui dynamisera votre entreprise, améliorera vos opérations et peut-être enrichira vos résultats. Au moins, ce sont les bénéfices qui vous attendent - si votre projet aboutit à une conclusion légitime.

Aussi difficile à croire que cela puisse paraître, certains projets spéciaux languissent ou dérapent, privant les propriétaires de petites entreprises des avantages qu'ils imaginaient lorsque le projet en était à ses premiers balbutiements. Vous pouvez éviter cette possibilité en vous préparant aux plus importantes fermeture du projet activités recommandées par les experts en gestion de projet.

Saisir l'importance de la clôture du projet

Quelle que soit la phase de votre projet, il n'est jamais trop tôt pour vous familiariser avec le importance de la clôture du projet Activités. Vous êtes en voyage et, même si vous vous concentrez maintenant sur les étapes initiales essentielles, vous devez tout de même garder un œil sur votre destination. Vous avez déjà investi trop de temps, d'efforts et d'argent dans votre projet - et probablement beaucoup d'espoir - pour penser le contraire.

Suite intelligente finalisation du projet les étapes aideront à garantir que:

  • Tout le travail associé à votre projet est plus que terminé; c'est complet.Tout le monde impliqué dans le projet reconnaît que le projet est arrivé à une conclusion satisfaisante.Les processus importants et les procédures requises pour intégrer le projet dans vos opérations commerciales quotidiennes sont en place.

Méfiez-vous du "Project Drift"

Personne ne peut vous en vouloir si vous portez toujours votre chapeau Doubting Thomas. Avec un chef de projet à la barre, vous vous demandez peut-être comment il pourrait mettre en péril un projet. Après tout, il a également investi du temps, de l'argent et d'autres ressources dans votre projet. Il a beaucoup mis en jeu, y compris sa réputation dans l'industrie.

La réalité est que même les projets qui commencent et se déroulent entre les mains les plus compétentes peuvent être victimes de ce que l'on peut appeler la « dérive du projet ». Les projets informatiques sont particulièrement connus pour tomber dans l'un des deux types de dérive.

Apprendre des projets languissants

Le premier type de dérive se produit lorsqu'un projet languit, parfois parce que :

  • Une équipe projet devient tellement intégrés dans une entreprise que leur présence devient habituelle. Le ton du projet passe de l'opportunité ou de l'urgence à «business as usual».
  • Les paramètres du projet changer, souvent à plusieurs reprises. * Les délais ne sont pas strictement appliquées - et les conséquences de leur non-respect ne le sont pas non plus.

Apprenez des «orphelins»

Le deuxième type de dérive se produit lorsque l'équipe de projet ne peut pas, ou ne passera pas, la responsabilité des livrables du projet à une nouvelle équipe de personnes. L'équipe de projet peut être composée de personnes talentueuses, mais elles créent involontairement un projet que les experts de l'industrie appellent "orphelin."

Et ici, la distinction est importante: l'équipe projet a été engagée pour conception le projet, non mettre en œuvre il. Comme un chef de restaurant, le moment devrait naturellement venir pour eux de remettre leur création à la prochaine personne en ligne. L'équipe de projet ne doit pas prendre place à la table.

Lorsqu'un projet est vraiment terminé, il doit entrer dans une nouvelle phase. La responsabilité de la mise en œuvre et de la maintenance doit être confiée à un autre groupe de personnes, y compris, peut-être, certaines personnes de votre petite entreprise. En tant que propriétaire, il vous appartient d'adopter une attitude proactive avec neuf fermeture du projet Activités. Vos pas peuvent venir dans un ordre quelque peu différent, mais ils devraient faire partie du plan.

Insister sur la clôture du projet Étape 1

Quelques étapes dans le fermeture du projet processus peut vous sembler de facto - des événements naturels et attendus. C'est probablement ce que pensaient aussi les propriétaires de petites entreprises qui ont vu leurs projets stagner ou qui n'ont pas réussi à atteindre la ligne d'arrivée. Il est judicieux de ne rien prendre pour acquis, en adoptant la maxime du journaliste de «faire confiance mais vérifier».

Commencez par vous assurer que toute la portée des travaux a été réalisée. À la fin d'un projet, vous connaissez peut-être si bien ses composants que vous pouvez les réciter de mémoire. Mais prenez la mesure supplémentaire de déterrer la proposition de projet originale. Il doit avoir des tâches détaillées assignées à l'équipe de projet, et vous devez traiter ces tâches comme une liste à cocher.

Insister sur la clôture du projet Étape 2

Vérifiez que le projet a atteint l'objectif pour lequel il a été entrepris en premier lieu. « Mettre en signet » un autre récit édifiant ici, car il n'est pas rare que les propriétaires de petites entreprises enregistrent un moment « uh-oh » lorsqu'ils réalisent qu'un projet qui touche à sa fin ne résoudra pas un problème - ou apportera une amélioration - après tout .

N'oubliez pas que le projet n'est pas encore fermé et qu'il n'est jamais trop tard pour apporter des modifications. Votre contrat devrait les autoriser de toute façon. Mieux vaut allonger un projet que de le couper court avec des résultats non réalisés. Les changements finissent généralement par coûter de l'argent, mais essayez d'avoir une vision à long terme de l'investissement de votre projet, sachant qu'il vous en coûterait probablement plus d'argent pour recommencer.

Insister sur la clôture du projet Étape 3

Effectuer les paiements finaux aux fournisseurs, vendeurs ou partenaires du projet. Ce détail embêtant est souvent laissé en suspens, après le déplacement d'une équipe de projet hors site et sur un autre projet. D'ici là, il sera également plus compliqué de vérifier que ces tiers ont rempli leurs obligations contractuelles, y compris, peut-être, en fournissant des informations sur les produits, des garanties et des renonciations de privilèges.

Insister sur la clôture du projet Étape 4

Calculez et enregistrez la performance globale du projet. En tête de ces mesures se trouve généralement la performance des coûts, ou si le projet a été en deçà du budget, au-dessus du budget ou conformément aux attentes. D'autres mesures incluent souvent la façon dont le projet s'est conformé aux délais et aux normes d'assurance qualité.

Insister sur la clôture du projet Étape 5

Rassemblez tous les documents liés au projet, indexez-les et archivez-les. A présent, vous devriez avoir créé une «station d'accueil» spéciale pour que toutes les parties prenantes impliquées dans le projet puissent facilement accéder aux documents importants. Si vous ne l'avez pas encore fait, c'est le moment de le faire et de les sauvegarder afin qu'ils soient protégés des pannes informatiques.

Cela peut être fastidieux et laborieux finalisation du projet en fonction de l'ampleur et de la complexité de votre projet. Mais essayez de la considérer comme votre « bibliothèque de projets » : une ressource précieuse à laquelle vous et vos employés pouvez vous référer lorsqu'ils rencontrent des questions ou des problèmes sur la route.

Insister sur la clôture du projet Étape 6

Recueillir une encapsulation des « leçons apprises » de l'équipe de projet - puis assurez-vous de l'archiver. Certaines équipes de projet voient ceci fermeture du projet l'exercice comme un fardeau administratif au mieux et une tentative d'humour du client au pire. En fait, ce n'est ni l'un ni l'autre, et cela peut vous apporter une valeur réelle si l'équipe répond à deux questions simples:

  • Qu'avons-nous fait si bien qu'il vaut la peine de le répéter à l'avenir? * Qu'aurions-nous pu faire mieux - et comment?

Vous ne pouvez pas le voir maintenant, mais la «capture des leçons apprises» peut:

  • Réduire la pente de votre courbe d'apprentissage sur de futurs projets.
  • Apporter une multitude de bonnes pratiques à reproduire et de mauvaises pratiques à éviter. * Vous aider à éviterfaux pas qui finissent par augmenter le coût net d'un projet.

Se référer à un référentiel de leçons apprises a été une aubaine pour de nombreux propriétaires de petites entreprises qui sont sur le point de se lancer dans une refonte de leur site Web. Cela peut rafraîchir leur mémoire des détails cruciaux qu'ils ont oubliés. Et, avec un site Web à leur actif et une confiance raisonnablement élevée, cela peut leur permettre d'assumer un plus grand contrôle sur le projet la deuxième fois.

Insister sur la clôture du projet Étape 7

Planifiez toute formation nécessaire afin que vos employés comprennent comment fonctionner avec les changements précipités par le projet. Ils doivent disposer de tous les outils, de la documentation et des ressources à leur disposition afin de ne pas avoir à compter sur l'équipe de projet pour s'acquitter de leurs tâches.

Si vous entendez les cris d'un «orphelin languissant», vous avez raison de relever vos défenses. De nombreux chefs d'équipe de projet bien intentionnés promettent de programmer des sessions de formation "plus tard". Mais comme vous pouvez le deviner, «plus tard» est souvent reporté (pour plus tard encore) ou ne se matérialise jamais du tout.

Votre responsable essaie peut-être d'attendre le dernier moment possible pour planifier des sessions de formation, pensant que tout ajustement de dernière minute pourrait nécessiter une autre session. Si cela vous arrive, rencontrez-le à mi-chemin et planifiez une séance d'entraînement dès que possible - et quittez toute séance de suivi pour «plus tard».

Insister sur la clôture du projet Étape 8

Validez le projet et acceptez les livrables du projet. C'est une formalité, mais c'est une formalité importante: votre signature sur un document attestant que le projet a été réalisé de manière satisfaisante et / ou selon les termes de la proposition de projet. Ce « rite de passage » transfère officiellement le projet de la possession de l'équipe de projet à votre possession.

Si votre projet comprend des livrables, comme le font la plupart des projets, le moment est venu de les recevoir. Il est presque temps de lâcher les ballons.

Insister sur la clôture du projet Étape 9

Dissoudre l'équipe de projet - une autre finalisation du projet formalité, mais elle est particulièrement importante si l'équipe du projet a élu domicile, même semi-permanent, dans votre entreprise. Les membres de l'équipe peuvent très bien se sentir comme des membres de bonne foi de votre personnel après des mois de travail ensemble de manière intense et ciblée.

Mais c'est une bonne idée de rompre ce lien de manière à ce que vos employés en soient également témoins. Une bonne façon de le faire ? Lors d'une fête de célébration, tous les participants au projet portent un toast. Les projets réussis méritent d'être célébrés, tout comme les personnes qui les ont concrétisés.

Gardez votre protection contre la fermeture de votre projet

Il peut être utile de se souvenir d'un point basique mais crucial: fermeture du projet des activités ont lieu durant un projet. Ils ne sont pas séparés d'un projet, ce qui signifie qu'ils ne sont pas à l'abri des problèmes qui sapent un projet à tout autre moment de sa durée de vie. En fait, certains propriétaires de petites entreprises peuvent vous avertir que si une équipe de projet va devenir bâclée ou prendre son œil collectif «hors de la balle», cela se produira probablement vers la fin du projet, lorsque l'intensité du projet commence. se calmer et, peut-être, l'intérêt pour elle commence à décliner.

D'autres propriétaires de petites entreprises diraient que certaines équipes de projet « vérifient », au moins mentalement, avant de quitter physiquement une entreprise. Cela se produit parfois parce que l'équipe de projet se concentre sur le projet suivant. Les membres de l'équipe regardent devant eux, pas dans leur rétroviseur. Pour ces raisons, il est judicieux de rester vigilant et de parler si :

  • Projet clé les membres de l'équipe commencent à quitter le projet bien avant le fermeture du projet étape.Livrables commencent à dériver mais ils sont de qualité inférieure.Vous pouvez ne plus appeler les principaux membres de l'équipe au téléphone et / ou ils mettent beaucoup plus de temps que d'habitude pour renvoyer vos appels.

Avec un peu de chance, vous conviendrez que les projets peuvent être d'excellents enseignants, fournissant des leçons qui peuvent être appliquées à une myriade de circonstances dans votre entreprise. Et avec toi saisissant le importance de la clôture du projet activités, votre projet sera la preuve que certains projets étreinte les rails - jusqu'à ce qu'ils atteignent leur destination légitime.