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Comment gérer une paie

La paie est une fonction essentielle de votre petite entreprise, car vos tâches ne se limitent pas à simplement donner à vos employés leur chèque de paie. Vous devez également vous conformer aux lois fédérales, étatiques et locales. Le fait de ne pas administrer correctement vos tâches de paie peut entraîner des chèques de paie et des rapports financiers inexacts. Grâce à une gestion efficace, vous contribuez à renforcer vos opérations de paie.

Considérations

Choisissez une période de paie cohérente, comme hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle. Examinez les lois sur la paie minimum de votre état; vous pouvez payer plus souvent que la loi ne l'exige, mais pas moins fréquemment.

Système de paie

Votre système de paie vous permet de traiter les chèques de paie. Si vous traitez la paie en interne, l'utilisation d'un logiciel de paie est plus efficace que le traitement manuel de l'intégralité de la paie. Le fournisseur de logiciels propose généralement des packages en fonction de la taille de votre entreprise. Pour économiser du temps et de l'argent, vous pouvez sous-traiter vos tâches de paie à une société de services de paie. Le fournisseur traite les chèques de paie et gère souvent les obligations fiscales et les avantages sociaux de votre entreprise. Tout ce que vous avez à faire est de revérifier le travail du fournisseur.

Système de chronométrage

Pour suivre les heures de travail de vos employés, vous pouvez demander aux employés de remplir des feuilles de temps hebdomadaires ou d'installer une horloge. Ce dernier est plus efficace que le premier car il n'est pas aussi facile pour les employés de fabriquer des heures de pointage. Selon le type d'horloge dont vous disposez, vous calculez les poinçons indiqués sur la carte de pointage ou le système effectue les calculs à votre place.

Charges sociales

Tout en effectuant la paie, vous devez retenir les charges sociales fédérales, y compris la sécurité sociale et l'assurance-maladie, sur les chèques de paie de vos employés et payer votre propre part aux agences gouvernementales appropriées. Vous retirez également les impôts fédéraux sur le revenu, les impôts sur le revenu des États - le cas échéant - et les cotisations d'assurance-chômage. Aux fins de la retenue d'impôt fédéral sur le revenu, donnez à vos nouveaux employés un formulaire W-4 à remplir et à vous retourner à temps pour leurs premiers chèques de paie. Pour rester au courant de vos obligations fiscales fédérales, consultez la circulaire E de l'Internal Revenue Service, "The Employer's Tax Guide". Pour déterminer vos responsabilités étatiques et locales, contactez votre agence du revenu de l'État ou votre évaluateur fiscal local.

Avantages sociaux

Si vous offrez à vos employés des avantages sociaux, tels qu'une assurance maladie, des comptes de dépenses flexibles et des plans de retraite, les contributions volontaires des employés à ces plans sont également gérées par la masse salariale. Votre personnel chargé de la paie ou des ressources humaines peut s'occuper de ce domaine de votre entreprise, ou vous pouvez engager un administrateur tiers. Si vous offrez des congés payés, tels que des congés de décès, des vacances, des congés de maladie et des congés personnels, votre administrateur de la paie peut suivre ce qui est utilisé.

Dépôt direct

Plus vous générez de chèques de paie, plus vous devez suivre de chèques. Les chèques de paie sont susceptibles d'être volés ou égarés. Si cela se produit, émettez un arrêt de paiement sur le chèque volé ou perdu et réémettez un autre chèque de paie à l'employé. Vous pouvez éviter cette possibilité en établissant le dépôt direct auprès de votre banque et en utilisant un logiciel de paie qui permet cette option. Expliquez les avantages du dépôt direct à vos employés et encouragez-les à l'accepter.

Comptabilité

La comptabilité de paie vous permet de contrôler les dépenses salariales de l’entreprise. Grâce à la comptabilité salariale, vous attribuez les salaires, traitements, retenues sur salaire et autres dépenses aux comptes financiers appropriés. Vous effectuez également des rapprochements périodiques pour garantir l'exactitude des chèques de paie, des déclarations fiscales et de la comptabilité.

Tenue de registres

Les gouvernements fédéral et étatique ont des lois spécifiques sur la tenue de registres pour la paie. Bien que le logiciel de paie stocke vos données de paie, vous pouvez augmenter la fiabilité en imprimant des rapports de paie à la fin de chaque période de paie et en classant les copies papier dans un endroit sécurisé. Les rapports ventilent les salaires bruts/nets de chaque employé pour la période de paie.