Les propriétaires d'entreprise vérifient régulièrement le fonds de petite caisse mis de côté pour les petites dépenses accessoires telles que les cartes pour les employés qui tombent soudainement malades ou quelques achats de fournitures de bureau entre les commandes groupées. Un audit vous permet de confirmer que les employés responsables de la gestion du fonds, ainsi que ceux qui demandent de la petite caisse, utilisent le fonds correctement et ne le volent pas. Vous faites le rapprochement de la petite caisse en comparant le total du montant initial d'espèces placé dans le tiroir avec le total des espèces restantes et les enregistrements du total des retraits.
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Comptez le papier-monnaie restant dans le tiroir de la petite caisse, puis écrivez «Cash» et le total sur une feuille de papier. Retirez et comptez les pièces, écrivez « Pièces » sur le papier et le total. Additionnez les deux sous-totaux et écrivez « Total Cash » et le montant.
2
Retirez les bons de retrait de la petite caisse ou le journal de la petite caisse et les justificatifs d'achat. Confirmez que vous avez un reçu pour chaque bon ou entrée de journal. Dans le cas contraire, demandez à l’employé qui n’a pas fourni de reçu de vous en fournir un ou la raison pour laquelle il n’existe pas de reçu.
3
Organisez les retraits en catégories en fonction de l'utilisation, telles que «Fournitures de bureau» et «Divers». Additionnez les montants de la première catégorie; écrivez «Retraits» sur votre papier et sous l'en-tête, écrivez le nom de la catégorie et le montant total. Répétez avec les autres catégories et montants, puis ajoutez les sous-totaux et écrivez «Total des retraits» et le montant total retiré.
4
Ajoutez le total des retraits au total des espèces, puis comparez le montant au solde d'origine. Si les montants ne correspondent pas, vérifiez à nouveau vos totaux. Si vous avez tout additionné correctement, mais que le total combiné est inférieur au solde d'origine, notez « Cash Short » et le montant. Si le total combiné est supérieur au solde initial, notez « Cash Over » et le montant.
5
Écrire un chèque à encaisser pour l'argent dont vous avez besoin pour rétablir le solde d'origine. Si le total combiné est égal au solde d'origine, faites le chèque pour le montant total des retraits. S'il y a un manque, additionnez les retraits totaux et les liquidités à découvert et écrivez le chèque pour le total. S'il y a un excédent de liquidités, soustrayez les liquidités du total des retraits et faites le chèque pour le reste.
6
Placez une note sur le papier expliquant la raison de la pénurie ou du dépassement, si elle est connue, ou que vous n’avez pas pu déterminer la raison. Lorsque vous avez terminé, signez et datez le document pour montrer que vous avez réconcilié le formulaire, puis classez-le dans un classeur ou un classeur pour référence future.
