Un réceptionniste de petite entreprise fait bien plus que saluer les visiteurs de votre bureau ou diriger les appels téléphoniques entrants. Un réceptionniste gère souvent les livraisons, traite le courrier, passe des appels sortants pour les gestionnaires et gère les avocats. Les petites entreprises tirent le meilleur parti de leurs réceptionnistes en affectant des tâches continues pour combler les temps d'arrêt, telles que la gestion des fournitures de bureau, la facturation simple, la saisie dans la base de données ou la saisie et la relecture de la correspondance. Une analyse de votre organigramme et une description de poste détaillée vous aideront à tirer le meilleur parti de votre poste de réceptionniste.
Faire une bonne première impression
Votre réceptionniste est souvent la première personne avec laquelle vos clients ou fournisseurs sont en contact. Si elle est désorganisée, peu familière avec votre personnel ou vos services ou physiquement négligée, cela envoie un message sur l'organisation de votre entreprise ou le sérieux avec lequel vous prenez votre entreprise. Définissez un code vestimentaire pour votre réceptionniste, ce qui pourrait l'empêcher de porter une tenue «décontractée du vendredi». Interdire de mâcher du chewing-gum à son bureau, de déjeuner à la réception, de jouer de la musique en travaillant ou d'ajouter des décorations personnelles à son poste de travail.
Demandez-lui de garder son bureau propre et son écran d'ordinateur éloigné des visiteurs. Familiarisez votre réceptionniste avec les principaux clients et fournisseurs afin qu'elle puisse les faire se sentir importants et valorisés en se souvenant de leurs noms, en connaissant leurs entreprises et en comprenant ce qu'ils fabriquent ou vendent.
Fournir un trafic efficace
Lorsque les visiteurs arrivent et que les gens téléphonent, un réceptionniste ne devrait pas avoir à deviner ou à rechercher où se trouve votre personnel. Formez votre réceptionniste à savoir exactement ce que fait l'entreprise, y compris les connaissances de base sur les produits ou services afin qu'il comprenne qui sont les contacts clés et où diriger les demandes. Assurez-vous qu'il sait comment votre bureau est organisé afin qu'il puisse diriger les colis, le courrier et les demandes des clients ou des fournisseurs vers les bonnes personnes.
Formez-le pour qu'il connaisse votre personnel et ses positions, y compris les prononciations correctes de tous les noms inhabituels. Définissez des procédures d'acceptation et de signature des colis, ce qui est important non seulement du point de vue de l'efficacité, mais également pour améliorer la sécurité et réduire la responsabilité.
Améliorer la productivité de la réception
Un réceptionniste peut avoir des temps d'arrêt considérables pendant la journée si vous recevez des appels téléphoniques et des visiteurs peu fréquents. Un poste de réceptionniste peut améliorer la productivité de votre lieu de travail en gérant une ou plusieurs fonctions de bureau. De nombreux réceptionnistes effectuent une facturation simple, gèrent l'inventaire, trient et distribuent le courrier, mettent à jour les sites Web, gèrent la saisie de la base de données et la correspondance, envoient des e-mails à partir d'un compte fourre-tout aux services appropriés et tiennent des registres de présence. Les dirigeants de petites entreprises qui n'ont pas d'assistants personnels comptent souvent sur les réceptionnistes pour donner aux clients l'impression qu'ils ont des assistants en assignant des tâches telles que passer des appels téléphoniques et fixer des rendez-vous.
Maintenir le moral du bureau
Le réceptionniste d'une petite entreprise est souvent le « refroidisseur d'eau humain » d'un bureau. La plupart des employés ont des contacts quotidiens avec la réceptionniste, et ils bavardent souvent et discutent des nouvelles du lieu de travail. La réceptionniste est au courant des plans de repas de groupe et sait si quelqu'un a apporté des friandises à la salle de pause, a un anniversaire, se fiance ou reçoit une promotion.
Elle peut être constructive en améliorant le moral de l'entreprise ou être destructrice en répandant des rumeurs et des potins. Demandez aux employés ce qu'ils pensent de votre réceptionniste pour déterminer si elle a une influence positive ou négative sur le moral des employés.
