Dans toute entreprise, il est important d'enregistrer toutes les transactions financières. Vous devez connaître votre revenu total par rapport à vos dépenses totales pour savoir si votre entreprise est rentable. De plus, il est de votre responsabilité de fournir des documents justifiant les chiffres de revenus et de dépenses que vous utilisez lors du dépôt de votre déclaration de revenus annuelle.
Tenue de registres
Tout type de méthode de tenue de registres qui fonctionne pour vous est acceptable. Il peut s'agir de deux cahiers et de deux enveloppes - une de chaque pour les revenus et une de chaque pour les dépenses - ou d'un simple programme de comptabilité informatique. Les cahiers spécifiquement utilisés pour les écritures financières, appelés journaux et grands livres, sont disponibles dans les magasins de fournitures de bureau. Si vous utilisez des cahiers, votre tenue de registre pour une vente peut être aussi simple que l'enregistrement de la date de la vente, de l'article vendu et de l'argent reçu. De même, pour une dépense, vous enregistreriez la date de la dépense, quelle était la dépense et combien vous avez payé à qui. Les enveloppes peuvent être utilisées pour contenir vos reçus, fournissant la documentation de vos transactions en espèces au moment des impôts.
Documentation à l'appui
Après avoir enregistré un reçu de caisse dans votre journal ou votre ordinateur, conservez tous les enregistrements de la transaction. La documentation peut être une copie d'un reçu remis à un client, un bordereau de dépôt bancaire ou un ruban de caisse enregistreuse. Tout argent que vous dépensez pour soutenir votre entreprise est une dépense et doit être enregistré dans votre journal des dépenses. Conservez les reçus que vous recevez pour les articles que vous achetez ou utilisez dans votre entreprise, tels que les reçus d'un fournisseur ou d'une compagnie de téléphonie cellulaire.
Préparez votre état financier
À la fin du mois, préparez un simple état des résultats. Additionnez vos entrées de journal des revenus pour calculer votre revenu brut - revenu d'entreprise avant de soustraire les dépenses d'entreprise. Additionnez vos écritures de journal de dépenses. Soustrayez les dépenses totales de votre revenu brut pour calculer votre revenu net. Si le revenu net est un nombre positif, votre entreprise a fait de l'argent. Si le revenu net est négatif, l'entreprise perd de l'argent.
Suivez la progression de votre entreprise
L'enregistrement des entrées de journal des revenus et des dépenses et la conservation des preuves vous permettent de montrer vos revenus. Bien qu'il soit utile de garder un œil sur le revenu net chaque mois, très peu d'entreprises se fient uniquement aux chiffres mensuels pour déterminer le succès global de leur entreprise. Plus communément, les chiffres trimestriels et annuels sont utilisés. Selon le niveau de détail de vos entrées, elles peuvent également indiquer quels articles se vendent bien et peut-être où des modifications doivent être apportées pour améliorer la rentabilité de l'entreprise.
