La centralisation des achats devient de plus en plus importante à mesure qu'une petite entreprise grandit. Plus important encore, une structure d'achat décentralisée dans laquelle les différents départements sont responsables de leurs propres activités d'achat est souvent à la fois coûteuse et inefficace. En revanche, une structure organisationnelle et de gestion centralisée réduit les coûts d'achat et crée un service des achats plus efficace.
Degrés de centralisation
Les achats centralisés font référence à des structures organisationnelles entièrement centralisées et dirigées par le centre. Dans les deux cas, le service des achats crée des politiques d'achat et des procédures opérationnelles standard pour l'ensemble de l'entreprise. Une structure entièrement centralisée gère également les tâches et activités achats pour tous les départements ou divisions depuis le siège social ou le siège social de l’entreprise. Dans une structure dirigée par un centre, le service des achats crée des politiques d'achat et des règles de fonctionnement standard, mais laisse les tâches et les responsabilités d'achat quotidiennes à chaque service ou division commerciale.
Efficacité stratégique
Les objectifs commerciaux à long terme et les objectifs du service des achats sont souvent plus directement liés à une structure d'achat centralisée. L'une des principales raisons à cela est que de nombreuses entreprises considèrent l'approvisionnement comme plus important avec un service d'achat centralisé. Des perceptions de plus grande importance conduisent à une centralisation des achats non seulement de plus en plus visible au sein de l'organisation, mais également plus aptes à participer à la planification stratégique à long terme. En intégrant les initiatives d'approvisionnement dans les objectifs commerciaux à long terme, le succès financier de l'entreprise est lié aux objectifs d'approvisionnement.
Efficacité procédurale
La centralisation offre des avantages procéduraux distincts qui ne sont pas disponibles dans une structure décentralisée. D'une part, la centralisation élimine les efforts redondants et dupliqués. Le partage d'informations et de ressources crée des opportunités pour combiner les achats des services afin de bénéficier de remises sur volume et de réduire les coûts de transport et de livraison. Un service d'achat centralisé facilite également la création et le maintien de bonnes relations avec les vendeurs et les fournisseurs. Cela s'explique principalement par le fait que cela réduit la confusion chez les fournisseurs, qui n'ont plus à se demander à qui s'adresser pour chaque commande d'achat différente.
Contrôle et gestion
La centralisation des politiques d'achat permet un meilleur contrôle interne. Une politique d'achat centralisée et un flux d'information descendant standardisent les activités de décision et d'achat. Par exemple, une politique centralisée identifie les employés autorisés à lancer un bon de commande, décrit les critères de sélection des fournisseurs et spécifie les limites de dépenses. Une politique centrale aborde également les questions éthiques. Parmi ceux-ci figurent la position de l’entreprise sur l’acceptation de cadeaux de la part des fournisseurs, l’identification des cas de conflit d’intérêts et la position de l’entreprise sur le maintien de la confidentialité.
