Sans documentation complète, une entreprise peut faire tourner les tables sur elle-même par un ancien employé mécontent auquel elle a légitimement et à juste titre mis fin. Le résultat peut être une expérience de litige coûteuse. Documenter objectivement les incidents, les mauvaises performances et les conversations avec un employé peut aider à établir la crédibilité et soutenir vos réclamations quand vient le temps de licencier un travailleur.
Rendez-vous
Chaque fois qu'un incident ou une conversation survient entre vous et un employé problématique, il est important de documenter la date à laquelle il s'est produit. L'inclusion de ces dates peut vous aider à isoler chaque événement et à établir les tendances que vous remarquez lorsque vous préparez la documentation pour un licenciement d'employé. La documentation des événements montrera également que la décision de licencier un employé n'a pas eu lieu sans un dossier d'incidents antérieurs.
Infractions
Dans un article pour la Society Human Resource Management, H. Ann Liroff écrit que vous devez documenter toutes les violations des employés dans le dossier personnel d'un employé au fur et à mesure qu'elles se produisent. Les violations doivent correspondre aux politiques et au manuel de procédures de l'entreprise et peuvent inclure des performances médiocres, des violations de contrat, des actions illégales, un comportement contraire à l'éthique, une faible productivité, l'absentéisme, les retards, l'insubordination, les pratiques dangereuses et les comportements perturbateurs. Lorsque vous documentez une violation, vous devez inclure, le cas échéant, la langue utilisée par l'employé, comment l'incident a affecté les fonctions de l'employé et comment il a affecté le département ou l'entreprise dans son ensemble. Utilisez les notes que vous avez écrites dans le dossier personnel d'un employé pour créer une liste des violations et leurs dates dans les documents de licenciement.
Conversations et évaluations
Lorsque vous documentez une violation, incluez des notes concernant les mesures que vous avez prises ou les conversations que vous avez eues avec l'employé. Détaillez les conversations que vous avez eues avec l'employé concernant les lacunes de performance, leurs conséquences, ainsi que les directives réalistes et les délais que vous avez fixés pour l'amélioration. Ces notes aident à appliquer des mesures disciplinaires justifiables ou un licenciement. Informer une employée de ces documents la rend également consciente des conséquences néfastes.
Évaluations
En plus des conversations, documentez les évaluations des employés effectuées, les réunions qui ont eu lieu pour évaluer les progrès d'un employé vers les objectifs établis et le niveau de participation de l'employé tout au long du processus. Il est judicieux d'émettre des avertissements par écrit et de demander à l'employé en difficulté de signer un document accusant réception du document. Cette reconnaissance peut aider à étayer le fait que l'employé a reçu un avertissement et a été mis au courant des conséquences possibles. Incluez des informations concernant les conversations, les évaluations et les avertissements dans un document de licenciement des employés.
Actions disciplinaires
Notez toujours les mesures disciplinaires infligées à un employé dans les dossiers du personnel et les documents de licenciement. Les mesures disciplinaires peuvent inclure une rétrogradation, une probation ou une suspension. Incluez le résultat de toute mesure disciplinaire dans vos notes.
