Le suivi de toutes les subtilités financières d'une entreprise devient fastidieux - et sujet à des erreurs coûteuses - sans l'aide d'un logiciel de comptabilité, tel que QuickBooks d'Intuit. Si vous utilisez le programme sans prendre le temps d'apprendre sa configuration, ses hypothèses et ses règles, vous pouvez saisir des données de manière incorrecte et voir des résultats inattendus dans ses rapports. Si QuickBooks affiche un passif de taxe de vente qui ne correspond pas au montant que vous prévoyez devoir, recherchez des erreurs dans vos procédures de saisie de données.
Mauvaise méthode de paiement
Si vous payez des taxes de vente via les écrans Payer des factures ou Écrire des chèques dans QuickBooks, le montant indiqué dans votre rapport de responsabilité de la taxe de vente ne correspondra pas au montant indiqué dans la fenêtre Payer la taxe de vente. QuickBooks établit des règles spécifiques sur la façon dont vous gérez les taxes de vente, y compris l'attente que vous utilisiez la fonction Payer la taxe de vente pour les remettre, plutôt que de les traiter comme des responsabilités régulières de paiement de factures. Si vous ne suivez pas les règles du programme concernant les méthodes appropriées pour effectuer et enregistrer les paiements de taxe de vente, QuickBooks ne rapportera pas correctement ce que vous devez.
Juridictions fiscales
Les passifs de taxe de vente varient d'un État à l'autre et au sein des États individuels. Selon la portée géographique de votre clientèle et de vos ventes, vous devrez peut-être percevoir et payer des taxes au niveau de la ville et du comté ainsi qu'au niveau de l'État, et vos responsabilités peuvent varier en fonction de l'emplacement des clients individuels. Dans QuickBooks, établissez un élément de taxe de vente pour chacune de ces juridictions et un élément de groupe pour la combinaison de taxes qui s'applique à un emplacement spécifique. Le poste de groupe additionne les taxes sur les factures que vous générez, mais les décompose individuellement lorsque vous déclarez vos passifs. Si vous faites des affaires dans un grand nombre d'endroits avec des taxes locales variables, vos responsabilités peuvent devenir suffisamment complexes pour nécessiter l'assistance d'un CPA possédant l'expertise de QuickBooks.
Nouvelles méthodes, anciennes méthodes
En 2012, Intuit a introduit de nouvelles méthodes d'enregistrement et de déclaration des taxes de vente QuickBooks, y compris les éléments de groupe qui regroupent plusieurs taxes juridictionnelles en un seul taux de taxe combiné. Si vos fichiers QuickBooks incluent des transactions récurrentes que vous avez entrées pour la première fois dans une ancienne version du programme, vous devez modifier la façon dont ces transactions implémentent les taxes de vente, si vous voulez que de nouvelles instances utilisent le nouveau système fiscal du logiciel. Sinon, ils continuent d'utiliser les taux d'imposition antérieurs, ce qui peut entrer en conflit avec le reste de la tenue de vos dossiers.
Remboursements, clients exonérés de taxe ou autres ajustements
La façon dont vous remboursez et enregistrez les trop-payés affecte la façon dont QuickBooks calcule et affiche votre résultat net, y compris vos obligations en matière de taxe de vente. Au lieu de présenter un remboursement sous la forme d'un chèque QuickBooks régulier, le montant que vous devez devrait apparaître sur une note de crédit qui génère un chèque de remboursement. Lorsque vous faites affaire avec des clients à but non lucratif exonérés d'impôt, une facture qui inclut la taxe de vente entraînera un paiement qui ne correspond pas au montant de votre facture. Pour corriger le problème, déconnectez le paiement de la facture d'origine, générez un avoir, corrigez le code de taxe de vente que vous appliquez au client et créez une nouvelle facture qui correspond à la facture d'origine, mais sans taxe de vente appliquée. Lorsque vous appliquez le montant de paiement correct du client à la nouvelle facture exacte, le problème de taxe de vente lié à la transaction disparaît.
Clause de non-responsabilité relative à la version
Les informations contenues dans cet article s'appliquent à QuickBooks 2014. Elles peuvent varier considérablement ou légèrement avec d'autres versions ou produits.
