Avec la comptabilité de caisse, la comptabilité est simple : vous n'enregistrez aucune transaction tant que l'argent n'a pas réellement changé de mains, explique Accounting Tools. Avec la comptabilité d'exercice, vous enregistrez les transactions dès que vous gagnez ou devez de l'argent. Si une facture arrive avant ou après les marchandises que vous avez payées, l'enregistrement correct de la transaction nécessite quelques étapes comptables supplémentaires.
Conseil
Si vous payez d'avance une facture avant de recevoir les biens ou services associés, vous créditez de l'argent comptant et débitez un compte de dépenses prépayé, comme les fournitures prépayées, l'inventaire prépayé ou les services prépayés. Lorsque vous recevez ce que vous avez payé, vous créditez les dépenses payées d'avance et débitez les dépenses d'inventaire ou un compte similaire.
Facture non reçue
La tenue de registres serait simple si les acheteurs visitaient simplement un fournisseur, payaient ce dont ils avaient besoin et sortaient avec les marchandises, mais ce n'est souvent pas ainsi que cela se produit. Au lieu de cela, la commande, l'expédition, la facturation et le paiement ont tous lieu à différents moments du processus. Pour vous embrouiller davantage, votre système de gestion des stocks gère les expéditions de marchandises différemment de votre système comptable.
Par exemple, le contrôle des achats dit, supposons que vous receviez un envoi d'articles en stock mais que la facture ne soit pas encore reçue. Si vous utilisez un système d'inventaire permanent, dans lequel vous mettez constamment à jour vos registres de stocks, vous enregistrez l'expédition en une seule fois; avec un inventaire périodique, vous l'enregistrez à la fin de la période comptable. Dans tous les cas, vous n'enregistrez pas l'achat en tant que compte à payer tant que vous n'avez pas reçu la facture de la marchandise.
Supposons que vous ayez commandé $2,000 d'inventaire. Tant que la facture n'est pas reçue, vous enregistrez le $2,000 dans le compte GRNI — marchandises reçues, non facturées — ainsi qu'en inventaire. Une fois que le fournisseur soumet la facture de marchandise, vous réduisez le GRNI de $2,000 et enregistrer $2,000 dans les comptes créditeurs.
Suivi GRNI
À mesure que votre entreprise se développe, les expéditions GRNI peuvent devenir plus courantes. Votre compte GRNI peut se retrouver avec des centaines d'entrées impliquant plusieurs achats, plusieurs articles et plusieurs fournisseurs. Les suivre et les mettre à jour lorsque vous recevez les factures prend de plus en plus de temps et d'efforts et il est facile de perdre le fil. Les retards des fournisseurs, les erreurs de facturation et la fraude peuvent aggraver les choses.
Le logiciel peut vous aider. Un processus automatisé peut prendre des factures, les faire correspondre aux bons de commande et effectuer les ajustements comptables nécessaires, sans manquer les données qu'un œil humain pourrait ignorer. Cela a l'avantage supplémentaire de garder vos livres à jour, sans décalage. Cela peut permettre de repérer plus facilement les fournisseurs qui sont lents ou qui livrent dans les délais, et de décider lesquels méritent le plus de votre entreprise.
Marchandises non reçues
Parfois, les choses fonctionnent dans l'autre sens. Vous recevez la facture, vous la payez peut-être, mais vous n'avez pas encore la marchandise. Accounting Tools indique que cela se produit, par exemple, lorsque vous prépayez les marchandises que vous commandez. Le prépaiement peut être dû au fait que vous utilisez la comptabilité de caisse et que vous souhaitez enregistrer les dépenses plus tôt, ou parce que le paiement à l'avance vous donne un traitement préférentiel. Cela arrive également si le vendeur, pour une raison quelconque, ne vous accorde pas de crédit.
La comptabilisation des stocks payés mais non reçus - ou des biens prépayés ou des services prépayés - traite les biens ou services que l'autre partie vous doit comme un actif. Si vous payez pour $1,200 en inventaire à l'avance, vous créditez $1,200 d'encaisser et de débiter le compte d'actif des dépenses payées d'avance pour $1,200. Lorsque vous recevez les articles en stock ou d'autres biens, vous créditez les dépenses payées d'avance et débitez les dépenses d'inventaire.
Avec les services, c'est un peu plus compliqué car le processus est plus long. Si vous payez à l'avance pour un an de service Internet ou d'assurance, par exemple, vous débitez les frais payés d'avance pour un douzième du paiement chaque mois. Par exemple, si vous avez payé $24,000 pour un an de services de maintenance, vous débiteriez $2,000 à partir des frais payés d'avance tous les mois et créditer le compte de frais d'entretien du même montant.
En pratique, faire cela avec chaque dépense et achat prépayés peut ralentir votre comptabilité avec le suivi d'un trop grand nombre d'articles prépayés, en particulier de services. Pour éviter cela, définissez un seuil minimum pour la saisie d'un article dans le compte de dépenses prépayées. Si le seuil est, disons, $500 et vous payez d'avance pour $400 valeur de fournitures de bureau, il suffit de traiter le $400 comme dépense régulière.
Lorsque vous traitez en espèces
Si vous utilisez la comptabilité de caisse, comme le font de nombreuses petites entreprises, il n'y a pas de compte de dépenses prépayé, dit Fundera. Supposons que vous payiez un $1,400 facture de marchandise aujourd'hui mais ne recevra pas les marchandises pendant deux semaines. Au lieu de vous soucier des dépenses prépayées, vous enregistrez simplement le $1,400 comme achat régulier. Si vous avez payé six mois de services avec $300 aujourd'hui, vous enregistrez la dépense aujourd'hui et n'ajusteriez pas le compte plus tard.
Cela simplifie votre comptabilité, mais cela déforme également l'apparence de vos finances. Supposons que vous payiez $3,600 ce mois-ci pour une année de services. C'est une très grosse dépense de service ce mois-ci, suivie de 11 mois sans dépense. L'approche de la comptabilité d'exercice, montrant $300 en dépenses par mois, vous donne une image plus réaliste.
Quand vous êtes le vendeur
Si vous êtes le vendeur, la comptabilisation des stocks payés mais non reçus fonctionne à l'envers. En raison de l'inventaire de l'acheteur, les articles ou services sont inscrits dans les livres comme un passif et non comme un actif. Les vendeurs n'effectuent généralement pas beaucoup de paiements anticipés, il n'est donc pas difficile de suivre les paiements et d'ajuster les comptes.
Si, par exemple, vous recevez un $1,500 paiement des marchandises à expédier, vous enregistrez un crédit dans le compte de passif d'acompte et un débit en espèces. Lorsque vous expédiez les marchandises, vous débitez les acomptes et créditez les comptes de revenus. Si vous vendez des services à l'avance, vous ajustez les comptes pour chaque mois de services, comme le fait l'acheteur.
Demander de l'argent à l'avance
Selon la Jobber Academy, les avantages d'amener les clients à prépayer sont de ne pas se soucier du non-paiement et de s'assurer que le paiement arrive à temps. Si vous êtes une petite entreprise avec un flux de trésorerie serré, ce sont des avantages indéniables. Il y a d'autres circonstances où c'est une bonne idée:
- Vous allez devoir débourser une grosse quantité de matières premières et vous voulez une caution. Les couvreurs demandent souvent un dépôt pour couvrir les bardeaux et les clous, par exemple.
- C'est un gros travail et vous ne pouvez vraiment pas vous permettre que le client recule. Un acompte garantit l'adhésion du client.
- Vous savez par expérience que ce client paie en retard.
- Votre entreprise est nouvelle et vous avez besoin de liquidités.
L'inconvénient est que si vous envoyez la facture de marchandise avant la marchandise ou le service, cela peut polluer la relation avec vos clients, en particulier s'ils ne sont pas satisfaits de votre travail. Soyez toujours clair dès le départ sur les termes de l'accord. Contactez-les après la livraison pour voir s'ils sont satisfaits. Offrez une réduction sur le prépaiement, si vous pouvez vous le permettre. Vous voulez que votre client soit entièrement satisfait.
