Les États-Unis taxent les sociétés internationales, les étrangers vivant dans ce pays - les étrangers résidents - et les étrangers basés dans un autre pays travaillant ici - les étrangers non-résidents - sur les revenus qu'ils gagnent à l'intérieur de leurs frontières. Afin de payer des impôts sur ces revenus provenant des États-Unis, ils doivent avoir un numéro d'identification fiscale, également appelé numéro d'identification d'employeur, ou EIN. Les petites entreprises peuvent avoir besoin de connaître ce numéro pour se conformer aux obligations de déclaration et de retenue liées à leurs transactions internationales.
Conventions fiscales
À l'instar des entreprises nationales, les entreprises étrangères dont les revenus proviennent des États-Unis sont soumises à une retenue à la source. Cependant, les traités entre les États-Unis et d'autres pays peuvent soit réduire ce qu'une entreprise internationale ou un étranger doit à l'IRS, soit les exempter de la retenue. Les petites entreprises deviennent des «agents de retenue» aux yeux de l'IRS lorsqu'elles paient des fournisseurs internationaux pour les services achetés, ce qui signifie qu'elles doivent retenir 30% des paiements. Afin de demander une exonération de retenue d'impôt sur le revenu en raison d'une convention fiscale, une entreprise étrangère affiliée aux États-Unis a besoin d'un EIN délivré par l'IRS pour remplir le formulaire W-8BEN Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Retenue.
Statut d'étranger
Le formulaire W-8BEN indique à une petite entreprise nationale le statut étranger d'un vendeur. Le formulaire n'est pas transmis à l'IRS ; en tant que payeur dans les transactions à l'étranger, l'entreprise le demande et le garde dans ses dossiers. Sans formulaire W-8BEN, l'entreprise ne peut pas documenter qu'un fournisseur est exempt de retenue et doit déduire 30 pour cent de tous les paiements qu'elle effectue pour les services qu'elle a reçus. La certification W-8BEN reste valide jusqu'à ce que l'entreprise étrangère subisse un changement exigeant la mise à jour des informations d'origine soumises.
Transactions avec des non-résidents
Certains fournisseurs peuvent être des gens d'affaires indépendants plutôt que de grandes entreprises. Par exemple, vous pouvez engager un traducteur indépendant basé en Europe, un photographe en Asie ou un architecte brésilien. S'ils vous fournissent leurs services depuis leur pays d'origine, l'IRS ne s'inquiète pas pour eux. Les vendeurs non résidents doivent également vous fournir un W-8BEN pour vérifier qu'ils ne sont pas soumis aux impôts fédéraux américains, ce qui rend la retenue inutile. Ils n'ont pas besoin d'un EIN pour compléter le W-8 et leur certification dure trois ans. Cependant, s'ils viennent aux États-Unis pour effectuer le travail à votre place, le jeu change car l'IRS considère alors que leurs revenus proviennent des États-Unis. Tout étranger non-résident avec un revenu provenant des États-Unis a besoin d'un EIN ou d'un numéro d'identification de contribuable individuel pour indiquer sur le W-8BEN qu'il est admissible à l'exemption de retenue à la source.
Conformité
Selon des avocats fiscalistes du cabinet d'avocats Miller Chevalier de Washington, D.C., l'IRS a intensifié les audits pour découvrir les violations de retenue à la source étrangères. En ne retenant pas le montant approprié des paiements aux fournisseurs étrangers ou en n'ayant pas de W-9BEN dans leurs dossiers pour documenter leur décision de ne pas retenir, les petites entreprises risquent d'être assujetties à la taxe. Les avocats de Miller Chevalier suggèrent d'identifier quels fournisseurs sont considérés comme étrangers et quels paiements peuvent être classés comme des revenus provenant des États-Unis, ainsi que de vérifier que les informations fournies sur le W-8BEN sont conformes à la loi.
