L'utilisation de Microsoft Outlook comme client de messagerie et planificateur de calendrier vous aide à regrouper de nombreuses informations en un seul endroit. Allez plus loin en ajoutant votre liste de tâches dans Outlook et en contrôlant qui obtient quelle affectation, tout au long de la fonction Tâches d'Outlook. Avec le panneau des tâches, vous pouvez déléguer des tâches et également recevoir des mises à jour sur la progression du travail assigné. Suivez les affectations et la progression de manière entièrement électronique et ne soyez jamais sans connaissance du projet, tout au long de Microsoft Outlook.
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Lancez Outlook et cliquez sur le lien "Tâches" en bas à gauche de l'espace de travail. Cela ouvre l'espace de travail principal et le ruban Tâches.
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Cliquez sur le bouton "Nouvelle tâche" sur le côté gauche du ruban. Pour déléguer une tâche existante, double-cliquez sur cette tâche dans la liste de l'écran principal.
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Cliquez sur le bouton « Attribuer une tâche » sur le ruban. Notez qu'il s'agit du ruban de la fenêtre Tâche elle-même, et non du ruban principal de l'écran Outlook.
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Cliquez dans le champ de texte « À » dans la fenêtre des tâches. Tapez le nom de la personne à qui cette tâche doit être affectée. Vous pouvez également saisir son adresse e-mail ou cliquer sur le bouton «À» et choisir un nom dans la liste.
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Cliquez dans le champ «Objet» et saisissez le nom de la tâche, puis choisissez les dates de début et d’achèvement de la tâche dans les deux menus du calendrier. Notez que si vous attribuez une tâche existante, ces champs sont peut-être déjà complétés.
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Ajoutez des informations supplémentaires à la tâche, telles que la priorité, demandez un rapport d'état, la récurrence et la description de la tâche, si vous le souhaitez. Les tâches existantes peuvent être renseignées, mais tous les champs peuvent être modifiés.
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Cliquez sur le bouton «Envoyer» pour déléguer la tâche. Vous pouvez vérifier votre dossier Messages envoyés pour vérifier que l'e-mail d'affectation a été envoyé.
