Lorsque vous travaillez dans des applications orientées données telles que des tableurs, vous vous habituez rapidement à modifier simultanément un grand nombre d'entrées, ce qui vous fait gagner du temps par rapport à l'alternative enregistrement par enregistrement. Si vous êtes confronté à une situation dans laquelle vous souhaitez supprimer plusieurs transactions ou éléments de liste de QuickBooks en un seul passage, vous constatez rapidement que les commandes que vous espérez utiliser ne fonctionnent pas à l'échelle que vous attendez. Pour surmonter ces limitations, choisissez la méthode appropriée pour bannir les données indésirables.
Les Indélébiles
Les clients qui n'achètent plus chez vous, les produits que vous ne vendez plus et les fournisseurs que vous avez exclus ajoutent du volume à vos fichiers de données QuickBooks sans ajouter de valeur continue. Vous ne souhaitez pas les afficher dans des rapports et des listes, mais QuickBooks ne vous permettra pas de supprimer un enregistrement lié à une seule transaction. Si le client se connecte avec une estimation, les produits apparaissent dans un devis et les fournisseurs précédemment classés en haut de votre liste de choix, QuickBooks affiche un message d'erreur lorsque vous essayez de supprimer ces entrées. Ce même message d'erreur vous propose également une alternative, celle qui cache ces enregistrements indésirables : un bouton "Inactif" sur lequel vous pouvez cliquer pour rétrograder les éléments qui ne méritent plus la priorité mais qui sont liés à votre passé financier.
Cachant à la vue
Lorsque vous changez de relation bancaire, fermez un compte ou cessez de l'utiliser, les connexions de l'élément à plusieurs transactions passées vous empêchent de le supprimer. Si vous pouvez prévoir la reprise de l'utilisation d'un compte ultérieurement, vous souhaitez le conserver pour une utilisation future. Pour empêcher les comptes passés et temporairement inactifs d'encombrer votre vue de vos données, masquez-les au lieu d'essayer de les supprimer. Faites un clic droit sur un compte dans la fenêtre Plan comptable pour accéder à l'option "Rendre le compte inactif". Réservez la suppression pour un compte que vous avez créé accidentellement et savez que vous ne l'utiliserez jamais.
Un à la fois
Après avoir identifié une série d'enregistrements orphelins pouvant être supprimés - les reliques d'une importation de fichier qui a mal tourné, par exemple - vous pouvez passer une demi-heure à chercher un raccourci clavier ou un élément de menu qui vous permet de supprimer plusieurs sélection de pièces, seulement pour se rendre compte que QuickBooks n'offre aucune capacité de suppression en bloc. Pour résoudre une erreur individuelle ou purger une entrée accidentelle, vous pouvez supprimer les éléments un par un. Si vous avez importé en masse les mauvais enregistrements à partir d'une feuille de calcul Microsoft Excel et que vous ne souhaitez pas corriger l'erreur un élément à la fois, recherchez des utilitaires qui peuvent ajouter les fonctionnalités que QuickBooks retient.
Appeler des tiers
Deux programmes tiers sont spécialisés dans les types de tâches de nettoyage que QuickBooks ne peut pas gérer seul. Dans la liste de CPA Karl Irvin de 25 utilitaires QuickBooks, Data Remover (voir Ressources) se concentre sur la suppression des transactions et des noms de liste, vous offrant des capacités de tri et de plage de données que vous pouvez utiliser pour identifier et isoler les données que vous souhaitez supprimer. Les assistants d'importation, d'exportation et de suppression de Transaction Pro de Baystate Consulting (voir Ressources) accélèrent et simplifient les tâches de transfert de données vers et hors de QuickBooks et de purge de grandes quantités d'informations en une seule étape. Pour utiliser ces utilitaires avec prudence, vérifiez que vous comprenez les conséquences de leurs puissantes fonctionnalités.
