De nombreuses entreprises utilisent un système de comptabilité informatisé pour enregistrer les transactions financières quotidiennes, mais si vous venez de démarrer une entreprise et que vous ne voulez pas l'informatiser, un système de comptabilité à 12 colonnes serait un moyen facile de suivre vos fonds. Ce type de comptabilité enregistre généralement les transactions quotidiennes dans l'ordre chronologique, classe les transactions selon le type de compte et vous permet d'obtenir les totaux des colonnes à la fin de chaque mois. Le système est rapide à utiliser, mais son application est limitée aux petites entreprises à propriétaire unique qui enregistrent les transactions uniquement lorsque les espèces sont payées ou reçues.
1
Écrivez les en-têtes de colonne suivants sur la ligne supérieure du grand livre à 12 colonnes: Date, Détails, Ventes, Achats, Paie, Services publics, Fournitures, Loyer, Taxes, Autres dépenses, Encaisse, Encaisse, Capital et Divers.
2
Écrivez chaque transaction en espèces dans l'ordre chronologique à partir de la première ligne. Enregistrez la date dans la colonne «Date», puis écrivez une très brève description de la transaction sous la colonne «Détails», mais assurez-vous que la description répond aux questions «qui», «quoi» et «pourquoi». Par exemple, écrivez « 18 $ payés à ACME Fuel pour 6 gallons d'essence pour un camion de livraison » pour enregistrer les dépenses de carburant.
3
Classez la transaction en fonction de son type de compte, puis enregistrez son montant sous son titre de compte correspondant dans les 12 colonnes suivantes. Enregistrez les prix des marchandises vendues ou des services rendus dans la colonne « Ventes » et enregistrez les paiements en espèces dans la colonne « En caisse ». Lorsque vous achetez un stock de marchandises, enregistrez son coût dans la colonne « Achats », puis enregistrez les espèces correspondantes versées aux fournisseurs dans les colonnes « Argent en banque » ou « En caisse ». Mettez ce dernier montant entre parenthèses pour montrer qu'il s'agit d'un retrait au lieu d'un dépôt sur des fonds existants et n'utilisez «Cash in Bank» que lors de l'émission d'un chèque.
4
Enregistrez les dépenses telles que la paie, les services publics, les fournitures, le loyer, les taxes et autres dépenses sous leurs en-têtes de colonne correspondants, puis enregistrez l'argent déboursé pour payer les dépenses sous « Argent en banque » ou « En caisse. » Joignez ces derniers chiffres entre parenthèses pour indiquer une déduction en espèces. Enregistrez les dépôts bancaires en notant le montant dans les colonnes « Argent en banque » et « En caisse », mais placez ce dernier montant entre parenthèses pour indiquer un retrait d'argent en caisse.
5
Enregistrez les retraits personnels des fonds de l'entreprise en plaçant le montant dans la colonne «Capital» et en déduisant le même montant des colonnes «Cash in Bank» ou «Cash on hand». Mettez ces derniers chiffres entre parenthèses pour indiquer qu'il s'agit d'une déduction en espèces. Enregistrez toutes les autres transactions qui ne relèvent pas des titres de compte précédents dans la colonne «Divers». Ajoutez les chiffres dans chaque colonne à la fin de chaque mois pour obtenir un récapitulatif de vos transactions.
