La formalité et la retenue différencient les communications professionnelles des conversations personnelles ordinaires. Surtout entre de vagues connaissances ou des personnes sur des échelons très différents de l'échelle de l'entreprise, les conversations d'affaires se déroulent selon des règles d'étiquette très spécifiques. Se soucier des bonnes manières est un moyen simple mais efficace de communiquer professionnalisme et respect dans les relations d'affaires.
Commencez formellement
En règle générale, il est préférable de commencer formellement et d'être invité à l'informalité, plutôt que d'assumer l'informalité et de risquer d'offenser un partenaire commercial potentiel.
Appelez quelqu'un «M. Smith» au lieu de «Bob» jusqu'à ce qu'il soit invité à utiliser son prénom. N'oubliez pas les noms, car l'utilisation d'un nom traduit le respect de la personne. Gardez les mauvaises habitudes à distance - pas de mastication de gomme, de rongement des ongles, de flatulences ostentatoires et de surveillance compulsive du BlackBerry.
Discuter de sujets sûrs
La plupart des gens savent que faire intervenir la politique et la religion dans les conversations d'affaires est un faux pas majeur. Cependant, la liste des sujets de conversation interdits - en particulier avec des personnes de connaissances très minimes - comprend des problèmes de santé, des politiques de bureau et des opinions controversées sur l'industrie ou des personnalités de premier plan en son sein. Évitez également l'excès de négativité; garder la conversation positive renforce les sentiments chaleureux à propos de la conversation et de ceux qui y ont participé.
Regardez la nourriture
Évitez de parler avec une bouchée de nourriture. Nos mères nous ont appris à mâcher la bouche fermée, et il est approprié de se souvenir de cette règle dans le cadre des affaires. Même pendant les déjeuners d'affaires, soyez discret lorsque vous dînez: prenez de petites bouchées, évitez de boire des boissons et allez-y doucement sur l'alcool. De plus, réfléchissez à deux fois avant d'aider quelqu'un à terminer un repas - il est collant de demander à un contact professionnel si vous pouvez avoir son cornichon, par exemple.
Cette règle est particulièrement critique avec les conversations téléphoniques. Si vous devez absolument manger pendant un appel d'affaires, prenez de petites bouchées et gardez le téléphone en sourdine pendant que vous mâchez.
Écoutez avec respect
La communication nécessite toujours de parler et d'écouter. Au lieu de penser à votre emploi du temps ou à votre prochaine réplique spirituelle ou à la trajectoire de vol du papillon en arrière-plan, faites attention à ce que les autres disent et assurez-vous de comprendre leur signification. Surtout avec les nouvelles personnes, il est avantageux de s'assurer que vous comprenez le contexte et la signification des mots qu'ils utilisent.
Le spécialiste des communications Jasper Anson suggère: "Essayez de toujours ajouter de brefs commentaires qui abordent leurs points et montrent une appréciation et une compréhension de ce qu'ils disent. Considérez cela comme votre façon de partager votre compréhension et votre niveau d'attention avec la personne qui parle."
Échanger des poignées de main et des cartes de visite
Commencez et terminez une conversation avec une nouvelle connaissance commerciale par une poignée de main. Une poignée de main ferme avec un contact visuel exprime le respect, bien que cette pratique doive être modifiée lorsque l'on traite avec des personnes de cultures différentes où le contact visuel ou les poignées de main sont rares ou impoli.
Terminez une conversation par un échange de cartes de visite. Les cartes sont un outil marketing essentiel et permettent à votre interlocuteur de se souvenir de vous et de votre affiliation avec facilité.
