Plus une entreprise est grande, plus il est probable que l'achat de certains biens ou services nécessitera un plan d'approvisionnement formel. L'objectif est de s'assurer que l'entreprise ne dépense pas trop ou ne paie pas plus pour les composants que le profit qu'elle réalisera lors de la vente du produit fini. La sollicitation est une phase du processus d'approvisionnement au cours de laquelle l'entreprise sollicite activement des offres de fournisseurs concurrents par le biais d'un appel d'offres ou d'une demande de propositions. Les documents de sollicitation identifient l'achat, les exigences d'achat et décrivent un processus que chaque fournisseur doit suivre lors de la soumission d'une offre ou d'une proposition formelle.
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Rédigez une lettre d'invitation informative. La lettre fournit les informations clés dont les fournisseurs potentiels ont besoin pour déterminer s'ils ont un intérêt à participer au processus d'appel d'offres. Utilisez une voix formelle, définissez clairement les termes et fournissez des explications et des descriptions détaillées. Incluez les dates limites de soumission, une brève description du besoin d'achat et des instructions pour préparer, structurer et soumettre une offre. Fournissez des détails tels que la durée de validité de l'offre et décrivez les critères et la méthode que l'entreprise utilisera lors de l'évaluation des offres.
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Créez un calendrier des exigences, y compris les quantités, les spécifications techniques claires et les exigences de performance du produit. Assurez-vous que les attentes en matière de rendement sont rédigées de manière précise et ne permettent aucune interprétation personnelle. Ceci est essentiel pour éviter les malentendus et les désaccords ultérieurs au cours de la phase d'exécution du contrat de l'achat. Enfin, incluez les informations de livraison, y compris la date de livraison, le mode de transport de livraison et les conditions de livraison.
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Insérez un exemple de contrat, une copie du bon de commande autorisé et des fiches énumérant les conditions générales et particulières. Les conditions peuvent inclure des éléments tels que les exigences en matière d'assurance et de cautionnement ainsi que des clauses de pénalité de non-exécution et de retard. L'envoi d'un exemple de contrat avec les conditions générales donne aux fournisseurs la possibilité de faire examiner le contrat par un professionnel du droit avant de le signer.
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Inclure un formulaire de soumission d'offre comme élément final dans la sollicitation. Le formulaire de soumission devient un document juridiquement contraignant une fois que le fournisseur signe et renvoie les documents de soumission. Utilisez un formulaire de soumission standard que vous pouvez obtenir auprès de votre avocat ou créez un formulaire personnalisé.
