Lorsqu'un collègue ou associé perd un membre de la famille proche ou un ami, il est bon d'écrire une lettre reconnaissant le décès et exprimant vos condoléances. Cette lettre clarifie l'air entre vous parce qu'elle reconnaît que vous êtes au courant de la perte de votre collègue. Écrivez cette lettre avec soin et tact pour offrir des condoléances sensibles.
Mise en page
Une lettre de condoléances reconnaissant un décès n'a pas à être aussi formelle que la plupart des autres types de lettres commerciales, en particulier pour un collègue d'affaires dont vous étiez proche. À moins que vous ne l'envoyiez à une personne qui est de loin votre supérieur ou avec qui vous n'avez pas beaucoup de relations personnelles, écrivez la note soigneusement à la main sur une carte de note élégante. Datez la lettre en haut et commencez par « Cher » et le prénom de la personne. Si la lettre est destinée à un associé avec lequel vous avez uniquement une relation de travail, tapez-la et imprimez-la sur du papier à en-tête professionnel ou un autre papier fantaisie, en vous adressant à la personne avec «Cher» et le nom que vous utiliseriez pour l'accueillir en personne.
Reconnaître la mort
Commencez la lettre en allant droit au but et en reconnaissant le décès de l'être cher de la personne. Utilisez une phrase d'ouverture du genre: "J'ai été attristé d'apprendre que votre frère Don est décédé la semaine dernière." Pendant les périodes de deuil, les gens n'ont souvent ni l'énergie mentale ni la patience nécessaires pour parcourir de longues lettres pleines de subtilités, alors soyez sensible à cela en gardant la lettre brève et précise.
Mentionner les bonnes qualités
Passez au moins une phrase à écrire sur combien la personne décédée manquera. Si vous l'aviez rencontré, parlez des bonnes qualités que vous avez observées ou évoquez certains des souvenirs que vous avez du temps que vous avez passé ensemble. Si vous ne l'avez pas rencontré mais que vous avez entendu d'autres parler de lui, mentionnez certaines des qualités que vous avez entendues qu'il possédait.
Offrir de la sympathie
Fermez la lettre en offrant votre sympathie et vos condoléances. Si vous envoyez quelque chose avec la lettre, mentionnez-le également. Par exemple, vous pourriez écrire : « Veuillez accepter les fleurs que j'envoie en guise d'expression de ma sympathie. Si vous connaissez la famille de l'associé, mentionnez également les membres survivants dans votre lettre. Par exemple, vous pourriez dire: «Veuillez transmettre mes condoléances à Margie, Alicia et le reste de votre famille».
