Si vous dirigez une entreprise qui nécessite régulièrement l'aide de professionnels du service, vous devrez probablement créer des bons de travail. Un bon de travail donne des instructions écrites détaillées au professionnel de service concernant le projet que vous devez réaliser. Par exemple, si vous dirigez une entreprise de location immobilière, vous devrez rédiger des bons de travail pour les professionnels de la maintenance afin de répondre aux problèmes des locataires.
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Décomposez le bon de travail en quatre sections principales: coordonnées, affectation, problème ou problème et description de travail.
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Tapez le nom, l'adresse et les numéros de téléphone de votre entreprise en haut de l'ordre de travail. Indiquez également une adresse de remise de facture si elle est différente de l'adresse de votre entreprise.
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Entrez un numéro de bon de travail, un numéro de travail et une date à droite des coordonnées de l'entreprise. Le numéro de travail est un numéro d'identification distinct que vous pouvez utiliser pour séparer plusieurs petits travaux sous un même bon de travail.
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Entrez le nom complet et l'adresse du professionnel de service dans la zone d'affectation. Tapez l'adresse de l'endroit où vous souhaitez que le professionnel se rende pour terminer les travaux.
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Expliquez les détails du problème que vous devez faire résoudre par le professionnel de la maintenance dans la section «Problème» ou «Problème». Énumérez une brève description du problème, ainsi que des informations spécifiques qui aideront le professionnel à terminer le travail avec succès. Par exemple, dans le cas d'un ordre de travaux d'entretien dans un immeuble locatif, indiquez l'heure de la journée où le locataire est disponible, ainsi que son numéro de téléphone portable. Indiquez la date à laquelle le professionnel doit terminer les travaux.
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Énumérez les exigences exactes et les matériaux nécessaires pour terminer le travail dans la section « Description du travail » du bon de travail. Par exemple, «Remplacez le luminaire» ou «Débouchez le tuyau». Clarifiez qui est responsable de fournir les matériaux et les outils pour terminer le travail – vous ou le professionnel.
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Fournir une section au bas de l'ordre de travail contenant tous les avis de non-responsabilité, conditions et règles supplémentaires concernant le travail. Par exemple, vous pouvez donner des instructions plus détaillées pour le versement des factures, les problèmes de confidentialité concernant le travail ou un numéro de téléphone après les heures d'ouverture en cas de problèmes inattendus.
