QuickBooks propose plusieurs méthodes de suivi des stocks. Toutes les méthodes créent des écritures de journal lorsque des changements d'inventaire se produisent. Cependant, certains utilisateurs de QuickBooks préfèrent effectuer manuellement des écritures de journal pour s'ajuster aux fluctuations des stocks. Le format d'écriture de journal est plus familier à certains comptables et propriétaires de magasins de détail que d'autres systèmes de suivi. Si vous choisissez d'enregistrer les variations de stock dans votre journal, vous devez créer un compte d'actif pour votre stock avant de pouvoir saisir des ajustements de stock dans vos écritures de journal.
Créer un nouveau compte d'actif
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Cliquez sur l'onglet "Listes" en haut de votre écran QuickBooks. Sélectionnez "Plan comptable" et cliquez sur "Nouveau".
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Sélectionnez le compte « Autres actifs » dans le menu déroulant du nouveau type de compte.
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Choisissez un nom pour votre compte d'actif. Vous pouvez nommer votre compte « Inventaire » ou créer des sous-comptes pour classer les types d'inventaire que vous souhaitez suivre.
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Cliquez sur "OK" pour enregistrer le compte que vous créez.
Faire des entrées de journal
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Cliquez sur le menu "Société" en haut de votre écran QuickBooks et sélectionnez "Pour votre comptable".
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Choisissez «Faire des entrées de journal générales» dans le menu déroulant. Sélectionnez le compte d'actif "Inventaire" que vous souhaitez ajuster dans la colonne "Compte".
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Entrez l'ajustement. Les augmentations de stock doivent être saisies en débit ou en valeur négative dans votre journal. Les baisses de stock doivent être saisies comme un crédit ou une valeur positive dans votre journal. Les débits et les crédits peuvent prêter à confusion. Essentiellement, la notation d'écriture de journal est opposée à ce que la valeur équivaut à la notation financière standard.
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Entrez un nouveau compte à partir de votre plan comptable pour compenser votre saisie. Toutes les écritures de journal doivent être équilibrées avec un autre compte. Par exemple, si votre inventaire diminue, la diminution peut être le résultat de la vente de biens. Le compte correspondant pour cette transaction serait un compte de revenus ou de revenus. Sélectionnez le compte approprié et saisissez un ajustement d'équilibrage. Les ajustements d'équilibrage doivent être du même montant que l'ajustement d'inventaire, mais en notation opposée. Dans cet exemple, le compte de revenus augmente dans la vie réelle, vous saisissez donc l'ajustement en tant que débit.
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Cliquez sur « Enregistrer et fermer » lorsque les écritures de journal s'équilibrent et que vous n'avez aucun ajustement supplémentaire à faire.
