La production d'une conférence d'affaires est un excellent moyen de rassembler les gens d'une entreprise ou d'un secteur, de partager des idées et de découvrir les nouvelles tendances et opportunités. C'est l'occasion de partager les meilleures pratiques, tout en établissant des relations entre des personnes partageant les mêmes idées. L'organisation d'une conférence est une entreprise complexe qui peut nécessiter des mois de planification pour garantir le succès de l'événement.
Choisissez le thème
Le choix d'un thème est un processus important et non à entreprendre sans réflexion préalable. Les meilleures conférences sont celles qui embrassent un concept ou une idée opportune, qui résonnera avec vos participants. Une conférence intitulée «Utiliser les médias sociaux pour améliorer votre entreprise» intriguera probablement plus de gens qu'une conférence intitulée «Améliorer votre entreprise». De même, une conférence de vente interne intitulée «Comment vous garantir de recevoir un bonus cette année» résonnera plus fortement qu'une conférence appelée «Conférence annuelle de vente».
Déterminer le budget
La planification ne peut avoir lieu tant qu'un budget n'a pas été déterminé. Si l'événement est annuel, vous pouvez utiliser les coûts réels des conférences précédentes comme point de départ. N'oubliez pas que certains coûts, tels que la location de la salle, les frais de conférencier et l'équipement audiovisuel sont fixes, tandis que les frais de déplacement, d'hôtel et de repas dépendent du nombre de participants.
Sélectionnez les haut-parleurs
La partie la plus importante de toute conférence d’affaires est de sélectionner les bons orateurs. Choisissez des orateurs qui parlent le mieux des idéaux du thème et qui le font de manière dynamique. Si possible, prévoyez d'assister à un événement auquel ils participent. Si ce n'est pas possible, voyez si vous pouvez visionner une vidéo d'eux en ligne. Si la conférence est un événement interne, sélectionnez des personnalités dynamiques pour les discours d'ouverture ou pour agir en tant que MC. Si l'un des participants obligatoires, par exemple le directeur général ou le directeur financier de l'entreprise, n'est pas un présentateur intéressant ou dynamique, envisagez de lui faire présenter ses informations dans un format «talk-show», où une autre personne lui pose des questions.
Choisissez un emplacement
Le choix du bon endroit pour votre conférence est également important. Pour commencer votre recherche, déterminez le nombre de personnes auxquelles vous vous attendez. Avec ce nombre à l'esprit, considérez le type d'ambiance que vous recherchez. S'agit-il d'une conférence officielle ou d'une retraite informelle? Voulez-vous rester dans un cadre urbain ou sortir de la ville pour quelque chose de plus détendu. À partir de là, déterminez si les participants auront besoin d'un hébergement à l'hôtel ou d'un transport vers le lieu, et s'il y aura un événement social prévu.
Production audio/vidéo
Rien ne peut gâcher une conférence d’affaires plus rapidement qu’un système audio médiocre ou un vidéoprojecteur défectueux. Selon la taille de votre événement, vous pouvez avoir besoin des services d'une société de production. Ces professionnels peuvent contribuer à assurer le succès de l'événement, mais augmenteront considérablement le coût. Obtenez trois devis et rencontrez le représentant de l'entreprise en personne. Les « fournisseurs privilégiés » dans un hôtel ou une salle de conférence sont généralement beaucoup plus chers qu'une entreprise extérieure. S'ils ne sont pas le fournisseur exclusif, obtenez d'autres devis.
Nourriture et boisson
Selon la durée de la conférence, vous devrez probablement fournir de la nourriture et des boissons à vos participants. Le choix du menu est principalement déterminé par le budget. Faites attention au coût d'articles tels que le café, les boissons gazeuses et les collations. De nombreux hôtels et centres de congrès proposent des repas relativement bon marché, mais facturent jusqu'à 7 $ pour une tasse de café.
Utiliser l'aide
Affectez des bénévoles ou du personnel à des rôles clés spécifiques. Une personne doit être responsable des orateurs, s'assurer qu'ils savent ce que l'on attend d'eux, que les hébergements de voyage sont organisés, que leur matériel est chargé sur le bon ordinateur portable ou autre équipement, et que les microphones et autres équipements sont mis en place pour leur usage. Attribuez à quelqu'un le rôle de gérer les arrivées des participants, et une autre personne est affectée au personnel du site, aux traiteurs et au soutien à la production.
