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Comment concevoir un système de paie

La mise en place d'un système de paie est une étape essentielle pour démarrer une entreprise. Le choix du bon système rationalise la paie, vous aide à répondre aux exigences légales en matière de retenue à la source et de saisie-arrêt et vous protège des amendes et des pénalités pour déclaration inexacte par l'Internal Revenue Service et les autorités étatiques et locales. Vous pouvez garder la paie à la main, engager un service de paie ou utiliser des feuilles de calcul. Les logiciels et les services de paie simplifient l'administration et améliorent la précision, mais vous devez choisir le système qui convient le mieux à votre secteur, à votre budget et au nombre d'employés.

Enregistrez votre entreprise

Avant d'embaucher des employés, obtenez un numéro d'identification d'employeur, ou EIN. Votre état et votre ville peuvent également exiger l'enregistrement de l'employeur. Découvrez vos obligations de déclaration afin de pouvoir concevoir des catégories dans votre système de paie afin de simplifier la déclaration aux autorités et le paiement des charges sociales. Vous pouvez obtenir des informations sur vos responsabilités fédérales dans le guide fiscal des employeurs publié par l'IRS. Visitez ou contactez les agences d'État où vous employez des travailleurs pour obtenir des directives d'imposition et de déclaration et savoir si vous devez déduire les taxes municipales.

Documenter les employés et les services de travail

Confirmez que les employés ont le droit légal de travailler aux États-Unis en copiant les cartes d'identité et en vérifiant le statut des employés. Décidez des taux de rémunération, des commissions et des salaires et de la fréquence à laquelle vous paierez vos employés - hebdomadairement, toutes les deux semaines ou mensuellement. L'indemnisation et les franchises commerciales comprennent les repas, les uniformes, les plans de santé, les plans de retraite, les taxes d'État et fédérales et parfois les taxes municipales. Incluez des catégories dans vos registres de paie pour chacune de ces retenues et des listes distinctes pour les salaires, les commissions, le salaire horaire et les heures supplémentaires. La documentation de ces déductions doit être envoyée aux autorités fiscales.

Choisissez un système de paie

Conservez les enregistrements à la main ou formatez une feuille de calcul informatique pour faciliter les calculs. .Pensez à externaliser la paie si votre entreprise est suffisamment grande pour le justifier. Les services de paie offrent de nombreux avantages en matière de tenue de registres et de rapports pour les entreprises, et les logiciels offrent des avantages similaires. Quel que soit votre système, quelqu'un doit saisir des chiffres, déposer des rapports, signer des chèques et déclarer les heures travaillées et apporter des modifications au système à chaque période de paie - en ajoutant de nouvelles embauches et en modifiant les taux de retenue et de rémunération. Les services de paie émettent des chèques qu'une personne autorisée examine et signe, mais vous préférerez peut-être imprimer les chèques en interne et souhaiteriez un service qui offre cette option. Les logiciels populaires qui gèrent la paie en interne incluent Intuit Payroll, QuickBooks, Payroll Mate, Center Point et ezPaycheck.

Posez des questions avant de choisir le système

Un système ne fonctionne efficacement que pour la première paie. Les changements dans la retenue d'impôt, les exigences de déclaration et le statut des employés nécessitent des ajustements continus. Concevoir un moyen efficace d'ajouter de nouveaux travailleurs, de modifier les retenues à la source et d'ajuster les déductions est essentiel pour une paie précise. Découvrez si un fournisseur de paie propose des mises à jour en ligne, des mesures de sécurité adéquates et des frais annuels fixes, quels que soient les changements de paie. Si votre entreprise est soumise à des réglementations gouvernementales, déterminez si chaque fournisseur répond aux exigences de sécurité. Découvrez si le service de paie vous indemnise des erreurs ou des frais de retard qu'il occasionne. Certaines sociétés de paie produisent des rapports moyennant des frais. Assurez-vous que vous pouvez récupérer des rapports dans des fichiers compatibles. Si vous gérez la paie en interne, choisissez un système basé sur la compatibilité, la facilité d'utilisation et la fonctionnalité en ligne. Après avoir déposé les rapports, envoyez les paiements et les rapports aux compagnies d'assurance, aux régimes de santé, aux agences gouvernementales et aux régimes de retraite. Prévoyez suffisamment de temps pour examiner les rapports et émettre des chèques après avoir reçu les informations des fournisseurs de paie.